1. מחויבות הנהלה
ניהול, בדיוק כמו מנהיגות ניתן ללמידה אולם אין ספק שכישרון מולד בהחלט עושה את ההבדל.
על מנת כי ארגון או קבוצת אנשים תתקדם באופן עיקבי אל היעד ואל המטרה חייב להיות מישהו אשר יקח את ההובלה ואת ההנהגה.
עם זאת חשוב לזכור כי לקיחת מנהיגות כמוה כלקיחת אחריות ומתן דוגמא אישית.
2. בנית אסטרטגיה – לטובת תכנון נכון של צרכיי החברה
בעסקים, התוכנית הגדולה היא זו שאמורה לקבוע את הדרך אל המטרה. כאשר היעד ברור והתמונה צלולה, ניתן לתכנן את הדברים לאורך זמן ואל מול יכולת של שינויים דינמיים אשר לוקחים בחשבון כי חייבת להיות תוכנית חלופית לכל דבר אשר יכול להשתבש או לא לעבוד כמו שצריך.
זוהי האסטרטגיה – יכולת ראיית הדברים מלמעלה.
הטקטיקה לעומת זאת נותנת מענה מהיר לכל מיני דברים שצצים ולעיתים המענה יכול להיות מצוין, אבל הוא לא חלק מתוכנית האב ולכן בחברות אשר עובדות באופן טקטי בלבד, בדרך כלל אין תוכנית אב מסודרת והתהליכים הינם אוסף של טקטיקות אולם ללא קוו מחבר ביניהם.
מערכות מידע, שליטה ובקרה אשר מחברות בין כל אגפי החברה מהווים למעשה תשתית אסטרטגית לכל חברה כי משם ניתן לראות את התמונה הגדולה באופן ברור ונכון יותר.
מה שנכון לחברות אחרות – לא בהכרח נכון ומתאים לך
המגע הראשון והקשר הראשון של חברה הבודקת פתרונות היא לבקש שמות של חברות מתחרות ומובילות בתחום לצורך קבלת המלצות וכך יוצא שמתקבלות המלצות אשר היו אולי נכונות עבור החברה הממליצה ואולם לא בהכרח קיים קשר ישיר בין הדברים
3. מיקוד – הבחנה בין עיקר ותפל
לא מתמקדים בעיקר = לא מתקדמים אל המטרה
לא סתם נהוג לאמר כי על מנת להתקדם בדרך מסוימת באופן יעיל, נכון ומוצלח, חייבים להתקיים קודם לכל מספר תנאים והראשון שבהם זוהי ההתמקדות – מאחר והתמקדות היא ראיה רחבה של הדברים ואולם עם יכולת ראיה של הנקודות הספציפיות אשר מהוות את המעצורים והמחסומים בדרך, באופן שבו מנטרים את הנושאים אשר גורמים לתהליך מסוים להיתקע או להתקדם במהירות בלתי מספקת אנו למעשה מבודדים אותך ומטפלים בהן אחת אחת מתוך הבנה כי זוהי הדרך הנכונה להתקדמות – התמקדות בנקודות אשר במידה ויעבדו נכון, הדרך תהיה קלה וזורמת וכמובן גם תניב את התוצאות המיועדות ונוכל להגיע אל היעד שיכול להיות כל דבר, עמידה ביעדי מכירות, איזון תקציבי, עובדים רתומים יותר, נהלי עבודה ברורים ומובהקים, שירות לקוחות יעיל ועוד נושאים רבים ומגוונים.
4. מיפוי צרכים – הגדרה מדוייקת של צרכיי הארגון.
ראשית, חשוב להגדיש שהרשום פה נכתב כתוצאה מניסיון רב שנים של מאות פרויקטים מוצלחים ולמעשה המסקנות והעצות המובאות פה קרו במציאות והידיעה חשובה על מנת להסיק את המסקנות.
התהליך הראשון והחשוב מכל בדרך להצלחה הוא יעדים ומטרות לפרויקט או למהלך.
למהלך זה חשיבות גדולה ביותר: בחינת עלות תועלת, ביצוע ניתוח פערים בין מצב קיים למצב רצוי, תחקור בעלי תפקידים ואחראי תחום בחברה, ניתוח תהליכים, בקרות ולוגיקות ארגוניות של החברה וכמובן כתיבת מסמך דרישות המבוסס על התחקור.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להבין את יכולות ומגבלות מערכת המידע, יש להבין את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות מול תועלת.
הצבה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות.
אפיון דרישות –
לאחר הצבת המטרות, יש לאפיין את דרישות הארגון ממערכת המידע. זהו מסמך חשוב המשרת מספר מטרות: הצבת דרישות פונקציונאליות לספקים המתמודדים על הפרויקט, גיבוש הנושאים אשר סביבם יתמקדו הדגמות התוכנות של הספקים השונים, נספח לחוזה ההתקשרות עם הספק הנבחר אשר יתחייב לספק פתרון לנושאים שהופיעו במסמך.
טיפ ששווה זהב עבורכם – התהליך הנקרא “ניתוח מצב קיים”, על מנת להצדיק מסמך עבה ויקר, פותחו עם הזמן תירוצים יצירתיים התומכים בביצוע תיאור המצב הקיים. אך למעשה, חברה המבקשת ליישם מערכת חדשה אשר יוצרת נהלים חדשים ושיטות עבודה שונות, לא צריכה להתעמק יתר על המידה במצב הקיים. נהפוך הוא, התמקדות יתרה עשויה ליצור קיבעון מחשבתי שעלול לגרום ליישום מערכת חדישה בתצורה מיושנת.
5. צוות ניהול מוביל פרויקט
מוכרת ונדושה היא האמירה שאתה יודע איך אתה נכנס לתהליך אבל אין לך מושג איך אתה מסיים אותו…
פרויקט מערכות מידע דורש מהחברה הרבה כוחות ואנרגיות, כספיים ומשאבים לא מעטים על מנת להצליח.
עם זאת, המשאב המשמעותי ביותר בהצלחת הפרויקט, אשר באחריותו לוודא כי כל השאר מתועלים בצורה הנכונה, הוא מנהל הפרויקט.
מנהל זה חייב להיות בעל ניסיון רב, ידע ואישיות מתאימה על מנת לרתום את הארגון כולו למשימה.
אנחנו מייצגים את האינטרסים שלך ומשתלבים אצלך בחלק מהצוות בארגון, מסייעים לכם בבחירת הפתרונות והספקים ובהתנהלות מולם.
- המשימות הנדרשות ממנהל הפרויקט הינן –
אפיון דרישות כבסיס להתחלת הפרויקט - ניהול תהליך מיפוי הדרישות ותהליכי העבודה המיועדים
- הכנת מסמך דרישות לצורך פניה לספקים לקבלת הצעות מחיר מפורטות.
- בחירת מערכת מתוך מגוון המערכות הקיימות בשוק תוך ביצוע השוואה וביקורת
- חתימת חוזה וסיכום תנאים מסחריים
- בדיקות המסירה שהספק מתחייב לבצע
- הגדרת איכות המוצר הנמסר ובקרות מצד הספק מוגדרים בו.
כותב המאמר הוא יורם ממי, מנכ"ל חברת טרגט ERP – חברת יעוץ מובילה בהטמעת מערכות ERP בארגונים
